KİM BU “SİSTEM”
Özellikle küçük işletme sahibi dostlarımın sürekli adından söz ettiği “Sistem” denen biri veya bir şey var. Bir tür “kurtarıcı” figürü. “O gelecek ve herşey düzelecek” diye köklü bir inanç var halk arasında. Ben şimdiye dek hiç görmedim kendisini. Bu zamana kadar görene de rastlamadım ama, anlatanlar çok iyi biliyor ve tanımlıyorlardı gelince ne yapacağını. Merakımdan, hakkında duyduğum her şeyi not aldım. Sizinle de paylaşayım bir kısmını, belki Sistem’i bir tanıyan çıkar da, beni de aydınlatır.
- Bizim insanımızın içinde yok kardeşim. Ne söylesen boş. Kafayı sallıyor, dönüyor bildiğini okuyo, işler de yetişmiyor. Hepsini çıkaracağım, Sistem getireceğim buraya. Sistem olmadan ne zamanında sevkiyat yapabilirim, ne hatasız mal üretebilirim. Büyümeyi de unutayım tabi. (Ali G., 29, torna-tesviye atölyesi sahibi)
Bunu söyleyen, 10-12 kişi çalışan bir atölyenin sahibi tanıdığımdı. Eğer Sistem dediğini yapabiliyorsa, bir tür programlı otomatik metal işleme robotu olmalı. CNC üreticilerine baktım, öyle bir marka yok. Belki robotu yapan ustanın adıdır.
- Bu elemanlarla bir yere gidemem ben abicim, baksana gene müşteriye rezil olduk. Garson aldığı siparişi karıştırır, ahçı yağ koymayacağını unutur, aynı masaya iki kere yanlış salata gider mi? Sistem lazım buraya, Sistem! Sistem olmadan hiçbir şey olmaz. (Selami A., 46, lokanta sahibi)
Bu notu yıllar önce bir seyahat esnasında, yol üzerindeki bir esnaf lokantasında almışım. Sonradan Selami beyin anlattığına benzer bir şeyi yurt dışında gördüm. Garson avuçiçi bilgisayarıyla siparişi alıyor, kablosuz bağlantıyla mutfaktaki ekrana aktarıyor, küçük yazıcıdan çıkan fiş tepsiye konuyor, sipariş hazırlanınca garsona mesaj gidiyor. Belki Sistem dediği budur ama, Selami beyin o sözü söylediği tarihte ne palm vardı, ne bluetooth. Bir tür geleceği görme olayı yaşamış olabilir. Nerede olduğunu bir hatırlasam, gidip soracağım başka vizyonları da var mı diye.
- Kararlıyım, buraya Sistem getireceğim. Herkes yapacağı işi Sistem’den öğrenecek. Unuttum yok, anlamadım yok. Uyan kalır, uyamayan gider. (Recep H., 32, dershane sahibi)
Bunu söyleyen kişi, dershanedeki öğretmenlerin farklı yöntem kullanmasından ve sınıflar arasındaki dengesizlikten şikayetçiydi. Onun beklediği Sistem, deneyimli bir yöneticiden öte, bir tür bilge-otorite başöğretmen figürü olmalı. Erkek, ağarmış saçlı, kısa traşlı, uzun boylu, muhtemelen kadirist. Recep beyi son gördüğümde hala gelmemişti Sistem.
Buna benzer “Sistem” tanımlarından bende daha çok var. Ama hepsini yazıp okuru sıkmak istemem. Zaten eminim herkes benzer şeyleri çok dinlemiştir. Tanımların ortak yanları var.
- Bir kere kendisi belirsiz ama, herkes gelince neler yapacağını biliyor. Bir tür Mehdi tanımı adeta.
- Beri yandan eğitimci geçmişi de olmalı, çünkü herkes “eğitim şart” diyor ve bunu Sistem’den bekliyor. Büyük önder Atatürk’ün kara tahta başındaki resmi canlanıyor bunu duydukça gözümün önünde. Her iş gibi bu da O’na mı kaldı acaba diye düşünüyorum. İşte Sistem’in böylesi bir tarihi kahraman olma beklentisi var.
- Sistem’in her konuda her şeyi en ince detayına kadar bileceği ve en doğru şekilde uygulayacağı varsayılıyor. Bu beklenti biraz abartılı, çünkü vahiy inecek başka Peygamber kalmadı.
- Bazı tanımlarsa bir insanı değil de, tam otomatik üretim tesisini anlatıyor gibi. Beğenmediği elemanı atacağını söyleyen patron Sistem gelince elemana ihtiyacı olmayacağını düşünüyor. Otomobil fabrikalarındaki insansız çalışan üretim bantları canlanıyor bunu duyunca gözümde. Fabrika bir uçtan bir uca konveyörlerle, robotlarla dolu, oradan saç giriyor, buradan yürüyerek otomobil çıkıyor. Yok değil, var böyle şeyler, ama hiç el değmeden yemek yapanını görmedim.
- Sistem tanımı, anlatanın formasyonu ve kültür yapısına göre değişiyor. Yabancı hayranlarının Sistem’i uçarak gelen pelerinli Süpermen veya Betmen gibi bir kahraman. Gelenekçilerin Sistem’i ak sakallı, cüppeli, elinde asası olan Hızır gibi bir ermiş.
- Sadece işletmeciler mi? Şampiyonluğu kaçıran takımın taraftarı da “Sistem gelsin” derken, İngiliz gibi oynatacak, Brezilyalı gibi çalım attıracak, Alman gibi çalıştıracak melez bir antrenörü kastediyor.
SİSTEM KURULUR
On yılı aşkın süredir, Franchise & More olarak yerli-yabancı markalara zincir işletme yönetimi konusunda danışmanlık veriyoruz. Çalıştığımız yerli firmaların hepsi yeterince meşhur olmuş, bir şekilde fark yaratmış ve bunu müşterisine kabul ettirmiş markalar. Önce şubeler açıyor veya bayilikler veriyorlar. Hepsinin işletmelerini başarıya taşıyan kendine göre kuralları, yöntemleri var. Ama başarının temelinde genellikle becerikli bir işletmeci-girişimci yatıyor. Kendisinin başında duramadığı işletmelerde sıklıkla sorunlar yaşıyor ve “sistem” arayışına giriyor. “Amerikalı nasıl yaptıysa biz de öyle yaparız” diyor. Bu işi becerenlerin standart bir sistemi olmalı diye düşünüyor. Parası neyse verip sistemlerini almak için de “franchise danışmanı”na geliyor. O da ben oluyorum.
Biz yıllardır markalara franchise altyapısını kuruyoruz. Yerlerini seçiyoruz, eğitimlerini veriyoruz, çalışma prosedürlerini belirliyoruz, işletme el kitaplarını yazıyoruz, anlaşmalarını hazırlıyoruz, sonra da pazarlamasını yapıyoruz. Yaptığımız işi yeni tanıştığım birine kısaca tanımlamak gerektiğinde, ben de kolayına kaçıp “sistem kuruyoruz” diyorum. Ama, elimizde hazır bir “sistem” olup da her gittiğimiz yere aynısını kuruyor değiliz. Her marka için yeni baştan çalışıyoruz. İhtiyaçlarına, olanaklarına, deneyimine, teknolojisine, ortaklarına, yöneticilerine, pazarına, rakiplerine, vb. bakıp o “sistem” denilen şeyi kurmaya çalışıyoruz. Bazen kurduğumuz sistemin beklediğimiz gibi yürümediği de oluyor. Gereken bütçe sağlanamadığında, başlayan ekip dağıldığında, pazar şartları değiştiğinde, kurulan düzen bozuluyor.
Güçlü bir markayı taşıyacak, tıkır tıkır işleyen bir sistem kurmak için bu kadar uğraştığım ve her zaman aynı sonucu alamadığım için kendime kızıyordum. Zamanla anladım ki, reçete gibi yazılacak bir sistem yok. “Sistem kurmak” denilen şey, inşaattan yapmaktan farksız. Neden mi, anlatayım.
SİSTEMLİ İNŞAAT
Mal sahibi bina yaptırırken öncelikle acil ihtiyacını giderecek tanımı yapıyor, örneğin “başımızı sokacak sağlam bir ev olsun, camları da ışık alsın” diyor. Fazlasını istemediğinden değil, o dönemde ihtiyacı ve imkanı o kadar olduğundan. Bu tanımla yola çıkarsanız, iş kolayca bitiyor. Hatta mimar, mühendis bile olmayan kalfaların “kereste benden malzeme senden” diye gayet güzel inşaat yaptıklarını bile gördüm. Ortaya çıkan da tabi ancak “başını sokacak” kadar oluyor, hesap kitap hak getire.
Olanaklar yetersizse malum, vatandaş gecekondusunu kendisi de yapabiliyor. Briketi çimentoyu alıyor, kapıyı pencereyi çıkmacıdan buluyor, binasını dikiyor. Planı projesi yok ama, üfleyince de yıkılmıyor. İçinde otururken çıkan eksikleri de sahibi ihtiyaç oldukça tamamlıyor. Kendi işini yöneten küçük işletmecinin kurduğu sistem de aynen bunun gibi yürüyor. Kendisi başındaysa sorun yok ama, başından ayrılınca dertler başlıyor.
Daha yüksek beklentisi olanlar için toplu konut veya kooperatif evleri yapılıyor. Her katta dört daire, üç oda bir salon siteler. Evler pek “havalı” değil ama, kaloriferli, otoparklı her şeyi tamam. Aynı proje sorunsuz şekilde başka sitelerde de kullanılabilir. İşletmeler için “Sistem” kuracağım derken, organize sanayideki firmaları toplayıp, diplomalı eğitmenlerle, gayetle usulüne uygun olarak işi bitirebileceğiniz gibi. Muhasebe, personel, muhaberat, satın alma, operasyon vb. prosedürlerini yazarsınız, çalışanlara eğitim verirsiniz, firmadaki dağınıklığı toplarsınız, iş biter. Yani bitmez de gerisi işletmecinin kabiliyetine kalır.
Ama “markalı” iş yapacaksanız, sisteminiz de ona göre olmak zorunda. Müşteri bekletilemez, evrak kaybolamaz, hesap çıkarmak için gelecek ayın sonu beklenemez, herkes kafasına göre iş yapamaz, o tanıdık bu hemşehri diye eleman alınamaz, ucuza gelsin diye iş savsaklanamaz, hemen bitsin diye hiçbir şey aceleye getirilemez, elde bilgi olmadan tahminlerle veya hislerle karar alınamaz, altından kalkamayacak elemana veya taşerona iş teslim edilemez, falan filan. Bu şekilde davranmazsanız, yaptığınız iş markanıza yakışmaz.
Yakışmaz da ne olur? Ben gördüm, eminim siz de rastlamışsınızdır. “Koskoca holdingin” resepsiyonunda “cak cak çiklet çiğneyip bekçiyle lak lak eden” bir sekreter.. veya televizyon reklamlarıyla satmaya çalışan bir ürünün müşteri şikayet hattını arayınca telefona bekçinin çıkıp “kimse yok şimdi sabaha tekrar arayın” demesi.. Sistem olmadığının açık göstergeleri bunlar. Burada da inşaat işiyle benzerlikler var.
Eğer yapacağınız bina “markalı” olacaksa, yani “en çok işi yapacak bir alışveriş merkezi”, “holdingin şanına yaraşır bir yönetim merkezi”, “tarihi bir eser restorasyonu”, “şehrin kapısı sayılacak bir havaalanı” vb. ise, toplu konut projenizi orada kullanamazsınız.
Öncelikle projeniz bu iş için uzmanları tarafından özel yapılmış ve her şeyiyle mükemmel olmalı. Uygulamada da her şey dört dörtlük olmalı. Şehrin göbeğinde bir yeri ne yapıp edip kapmalısınız. Bakana “maşallah” dedirten bir bina dikmelisiniz. İçindeki herkesin rahat etmesini sağlamalısınız. Denenmemiş şeyleri yapmayı becermelisiniz. Markadan beklenti yüksekse, yapı kusur kaldırmaz. Mimar Sinan’ın çocuk eğri dedi diye minareyi iple çekip düzeltmesi de işte bunun içindir. Kusur olamayacağı gibi, şüphesi bile olmamalıdır.
Ama tabi herkes Mimar Sinan değil. İşini yönetmek için sistemini kuran girişimci, bazı sorunları yaşamadığı için bilemiyor veya eksiğini biliyor ama imkanları elvermiyor. Çaresiz yapılacakları erteliyor, göstermelik bir şeylerle başlıyor. Hayalindeki sistemi firmasının vizyon-misyonu olarak yazıp girişin karşısındaki duvara asıyor. “Göç yolda düzülür” atasözümüz de tam bu yaklaşımı anlatıyor. Bir şekilde herkes yoluna gidiyor, bazen de göç düzülemeden yol bitiyor.
NE YAPMALI
Kanımca sistem kurmak için önce plan yapmak gerek. İhtiyaçlar, hedefler, kaynaklar iyi bilinmeli. Herkesin hayalini “marka olmak” süsler tabi, ama bunun gerekleri karşılanamıyorsa, altı doldurulamıyorsa hayallerle yola çıkmak da yanlış.
İşletme sistemi, en azından toplu konut gibi mimar mühendis eli değmiş olmalı. Bu konuda danışmanlık ve eğitim veren çok. Ücretleri de hiç can yakmıyor. Devlet, AB ve Dünya Bankası fonlarından destekleniyor. İşletmeci-girişimci sistemli çalışma konusunda mutlaka asgari gerekleri sağlamalı, temel düzenini doğru kurmalı.
İmkanları elvermediği için gecekondu yapar gibi kendine sistem kuran küçük esnafa da saygı duyuyorum. Bir sistemi var onun da, ama kafasının içinde. İşinin başında durup kendi yaptığı sürece sorun yok zaten. Müşterisini de, fiyatını da kendine göre belirler, olur biter. Sorun, aynı düzende büyümeye kalktığında çıkıyor. Şube açarsa kendi canı yanıyor. Bayilik veya franchise verip sorununu başkalarına satarsa onların canını yakıyor.
Marka olmak için yola çıkanların öncelikle evlerinin içini tertemiz etmeleri lazım. İş akışı pürüzsüz, elemanları verimli, fiyatları karlı, kayıtları açık, yönetimi şeffaf, mal ve malzeme akışı sorunsuz, müşteri ilişkileri düzenli olmalı. Gerçekten çalışan bir “sistem” kurulmalı. İş, insanlardan bağımsız hale gelmeli. Yani depoda emektar depocu aradığı parçayı buluyor, yeni eleman karıştırıyorsa, ustanın yoğurduğu hamurun kıvamını eleman tutturamıyorsa sistemden söz edilemez. Başarı, yer seçiminden ve mevcut müşterilerden bağımsız olmalı. Aksi takdirde markanın tanınmadığı bir yerde açılan işletmenin başarı şansı olamaz.
Yarının Türkiye’sinde en önemli varlığımız güçlü markalarımız olacak. Özellikle hizmet sektöründe şimdilik durumu idare ediyor gibi görünen markaların, yakında gelecek olan Avrupa’lı firmaların rekabetine hazır olması şart. Sistem kurma konusundaki uyarılarım marka olmak isteyen girişimcileri korkutmaya değil, işi ciddiye alıp hemen yapmaya yönelik.